Privacyverklaring
Versie 2 · 4 november 2026 · MAET Beheer BV
Concept · juridisch nog niet getoetst
1. Wie wij zijn
Unitpass is een dienst van MAET Beheer BV, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 50748165. Unitbase is de software waarin uw pas draait en is een handelsnaam van dezelfde onderneming.
Vragen over deze verklaring of over uw gegevens: info@unitbase.nl.
2. In welke rol wij uw gegevens verwerken
Voor u als pashouder zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Wij bepalen zelf wat er met uw gegevens gebeurt en u kunt zich rechtstreeks tot ons richten.
Dat is anders dan bij Unitbase. Daar zet een kantoor gegevens in het systeem over zijn klanten, en zijn wij verwerker in opdracht van dat kantoor. Hier gaat het om úw dossier, op uw naam, en dan ligt de verantwoordelijkheid bij ons.
Dat onderscheid heeft een gevolg dat u kunt gebruiken: voor de gegevens in uw pas hoeft u niet langs het kantoor dat hem heeft uitgegeven. U vraagt het ons.
3. Welke gegevens wij verwerken
Van u als pashouder
- Naam en e-mailadres
- De panden waar uw pas bij hoort
- De documenten die u zelf in de kluis zet
- Wanneer u inlogt
Over uw pand
- Adres, bouwjaar, oppervlakte, gebruiksdoel en soortgelijke kenmerken uit openbare registers
- Het energielabel
- Een luchtfoto van de locatie
Over uw pas
- Wie hem heeft uitgegeven, en wanneer
- Tot wanneer hij geldig is
Wat wij niet doen
- Wij plaatsen geen cookies voor analyse, advertenties of profilering. Gemeten: er zit geen enkele tracker in de code
- Wij verkopen uw gegevens niet en delen ze niet met adverteerders
- Wij maken geen profielen van u en nemen geen geautomatiseerde besluiten over u
4. Cookies
Op deze website staan geen cookies. Niet één. Er is ook geen analysedienst, geen chatvenster en geen lettertype van een andere partij — de pagina laadt niets van buiten unitpass.nl.
In de applicatie waar u uw dossier opent, staat één soort cookie: de sessiecookies van onze inlogdienst, die bijhouden dat u bent ingelogd. Zonder die cookies werkt inloggen niet.
Tot 30 oktober 2026 stond er ook een cookie ub_auth, voor een gedeelde toegangscode. Die toegangscode is verwijderd en de cookie bestaat niet meer.
Er staan geen andere cookies op uw apparaat. Daarom vragen wij ook geen toestemming: voor strikt functionele cookies is die niet nodig.
5. Waarvoor wij uw gegevens gebruiken
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| U laten inloggen en uw dossier laten werken | Uitvoering van de overeenkomst |
| Het dossier van uw pand opbouwen en bijhouden | Uitvoering van de overeenkomst |
| Bijhouden wie wat heeft gewijzigd | Gerechtvaardigd belang: een dossier moet herleidbaar zijn |
| Contact met u opnemen over uw pas of de dienst | Uitvoering van de overeenkomst |
| Administratie en facturering | Wettelijke verplichting |
U betaalt niets. Het kantoor dat uw pas heeft uitgegeven, betaalt hem.
6. Wie uw gegevens kan zien
U ziet uw eigen dossier. Dat is op twee plekken in de database afgedwongen en niet alleen een afspraak in het scherm.
De uitgever van uw pas ziet dat de pas bestaat en tot wanneer hij geldig is. Hij heeft geen toegang tot de inhoud van uw documenten.
Een beheerder die uw pand beheert ziet het dossier van het pand. Van de documenten in uw kluis ziet hij dát ze er zijn: om welk soort document het gaat en tot wanneer het geldig is. Dat is nodig om te kunnen zien of bijvoorbeeld een keuring verloopt. De inhoud van een document kan hij niet openen.
Eén punt dat wij hier melden omdat het vandaag nog niet klopt. Naast het soort en de datum wordt op dit moment ook de bestandsnaam van uw document doorgegeven aan de professionele kant. Soort en datum horen daar; de naam niet — die typt u zelf en kan iets verraden over de inhoud. Dat is bij ons bekend, staat open als punt 93, en wordt gerepareerd. Zodra dat gebeurd is, verdwijnt deze alinea.
Wij schrijven dit op omdat een privacyverklaring hoort te zeggen wat er werkelijk gebeurt. Een belofte die vandaag niet helemaal waar is, is geen belofte.
Wij zelf kunnen bij gegevens voor zover dat nodig is om de dienst te laten werken en om u te helpen bij een storing. Dat gebeurt niet routinematig. Wij hebben vastgelegd dat inzage door ons alleen op verzoek mag, tijdgebonden is, wordt gelogd en voor u zichtbaar is; dat is besloten en nog niet gebouwd. Tot die tijd staat hier dat het er niet is.
7. Diensten van derden
Om Unitpass te laten werken schakelen wij deze partijen in. Zij zijn onze verwerkers en mogen de gegevens alleen voor ons gebruiken.
| Waarvoor | Wat zij verwerken |
|---|---|
| Hosting van de applicatie | De gegevens die u invoert, terwijl u het systeem gebruikt |
| Database, bestandsopslag en de inlogmail | De opgeslagen gegevens en uw e-mailadres voor de inloglink |
| Verzending van onze e-mail | Uw e-mailadres en de inhoud van het bericht |
Daarnaast raadplegen wij openbare registers om het dossier van uw pand te vullen. Daarbij gaat geen enkel gegeven over u naar die registers: wij vragen gegevens op over een adres, niet over een persoon.
8. Hoe lang wij gegevens bewaren
Hier staat wat er werkelijk gebeurt, niet wat er goed klinkt.
Uw dossier wordt niet automatisch verwijderd. Dat is een bewuste keuze: een dossier dat verdwijnt is geen dossier.
Wat er gebeurt als uw pas afloopt. Wat in de pas zit, blijft leesbaar. Wat stopt, is het bijhouden: er kan niets meer bij. U kunt uw documenten blijven openen en downloaden, en u kunt ze zelf verwijderen.
Er gebeurt op dit moment niets automatisch op de dag dat uw pas afloopt. Het systeem merkt het pas als u of iemand anders het dossier opent; dan wordt de pas als verlopen herkend en wordt toevoegen geweigerd. Er gaat geen bericht uit en er wordt niets opgeruimd. Zodra dat wel zo is, staat het hier.
Gegevens worden gearchiveerd, niet gewist. Wie iets uit beeld haalt, maakt het onzichtbaar; het blijft in de administratie staan, omdat anders niet meer te herleiden is wat er is gebeurd.
Facturen en administratie bewaren wij zolang de belastingwetgeving dat voorschrijft.
Wilt u dat wij uw gegevens verwijderen, mail dan naar info@unitbase.nl. Wij doen dat, tenzij wij wettelijk verplicht zijn ze te bewaren.
9. Beveiliging
- Toegang tot uw dossier is standaard dicht: wie geen recht heeft, ziet niets. Dat is op databaseniveau ingericht en niet alleen in het scherm
- U logt in met een link die naar uw eigen e-mailadres gaat. Er is geen wachtwoord dat gestolen kan worden, en er is sinds 30 oktober 2026 ook geen gedeelde toegangscode meer
- Een inloglink werkt één keer en verloopt. Openen is niet genoeg: u drukt zelf op een knop om in te loggen, zodat een mailprogramma dat de link vooraf opent hem niet verbruikt
- Documenten in de kluis zijn niet via een openbare link bereikbaar
- Al het verkeer gaat versleuteld
10. Uw rechten
U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen of mee te nemen. Ook kunt u bezwaar maken tegen een verwerking.
Inzien en meenemen doet u voor een groot deel zelf: uw documenten staan in uw kluis en u kunt ze daar openen en downloaden.
Voor al het overige — correctie, verwijdering, of een kopie van wat er verder over u is vastgelegd — mailt u naar info@unitbase.nl. Wij reageren binnen vier weken.
Er is vandaag geen knop die uw hele dossier in één keer exporteert. Vraagt u erom, dan stellen wij het samen. Zodra die functie bestaat, staat hier hoe hij werkt.
Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Wijzigingen
Wij werken deze verklaring bij wanneer de dienst verandert. Bovenaan staat de datum van de laatste versie. Bij ingrijpende wijzigingen laten wij het u weten.